Visninger, filtre, sorteringer og grupper

Der er mange forskellige måder at visualisere dit indhold i en database på. Her er en generel oversigt over hvert layout:

• Tabel: Tabeller giver dig mulighed for at se dine databasesider som rækker, hvor hver egenskab er repræsenteret af en kolonne.

• Tavle: Denne visning grupperer dine elementer efter egenskab. Du kan for eksempel bruge den som en Kanban-tavle til at flytte opgaver fra én Status til en anden, efterhånden som du gør fremskridt med dem.

• Tidslinje: Brug din database til at plotte projektmilepæle på en tidslinje, så du kan se, hvornår de finder sted, og hvor lang tid de tager at fuldføre.

• Kalender: Kalendervisning viser dine elementer baseret på deres Datoegenskab.

• Liste: Lister er et meget rent og minimalistisk layout af dine databaseelementer.

• Galleri: Denne visning er nyttig til at fremhæve billeder. Du kan redigere dit galleri til at vise billeder indeholdt i egenskaben Filer og medier — ellers vil galleriet vise alt indhold, som databasesiden indeholder.

• Diagrammer: Denne visning visualiserer dine databaseelementer i et søjle-, linje- eller kransediagram, så du nemt kan analysere og rapportere om dataene.

Du kan også oprette, dele og indsamle oplysninger ved hjælp af formularer, som er forbundet til databaser.

Nye databaser oprettes som tabeller. Derefter kan du oprette en ny visning ved at vælge + ud for dit databasenavn eller dine eksisterende databasevisninger. Afhængigt af din skærmstørrelse skal du muligvis klikke på navnet på din nuværende visning og vælge Ny visning.

I menuen, der vises, skal du vælge en visningstype. Giv derefter din visning et navn. Du kan klikke dig gennem dine visninger for at se dine data på forskellige måder.

Du kan ændre rækkefølgen på dine visninger ved at trække i dem. Hvis du har mange visninger, kan du vælge {#} flere... ved siden af dine visninger for at gøre dette.

I din sidemenu vises visninger som indlejrede elementer inde i enhver helsidedatabase. Du kan se, at de er visninger, fordi de har et • til venstre. Klik på enhver visning i din sidemenu for at hoppe direkte til den.

Når du er i en given visning, kan du klikke på dens navn for at omdøbe, dupliker, slette, kopiere dens link eller redigere dens komponenter. Du kan også redigere visningskomponenter ved at klikke på indstillingsmenuen øverst til højre i databasen.

Indstillingsmenuen har et afsnit kaldet Visningsindstillinger. Denne menu indeholder følgende muligheder:

• Layout: Vælg, hvordan du vil have din database organiseret visuelt.

• Egenskabssynlighed: Vis eller skjul databaseegenskaber for hver visning.

• Filter: Tilføj kriterier baseret på egenskaber for at vise eller skjule data.

• Sortering: Sorter efter en egenskab for at ændre den rækkefølge, som siderne vises i.

• Gruppering: Gruppér dine data efter værdierne i en egenskab.

• Undergruppe: Opret et ekstra grupperingslag i dine eksisterende grupper. Grupper efter status kan f.eks. også undergrupperes efter prioritet.

• Kopier link til visning: Få et direkte link til den specifikke databasevisning, du befinder dig i.

Du kan finde flere oplysninger om filtre, sorteringer og grupper herunder.

Inden for hver visning kan du vælge, hvordan du vil have databasesiderne til at åbne. Der er tre muligheder:

• Sidekig: Åbn sider i højre side af databasen. Resten af databasevisningen fortsætter med at være interaktiv til venstre.

• Centerkig: Åbn sider i en fokuseret, central modal.

• Helside: Åbn sider som hele sider direkte.

Sådan ændrer du, hvordan sider åbnes i en bestemt visning:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

   

2. Vælg Layout.

3. Åbn menuen ud for Åbn sider i, og vælg en af mulighederne.

Notion gør det nemt at filtrere din database, så den kun viser de elementer, der opfylder bestemte kriterier. Disse filtre kan være så enkle eller komplekse, som du ønsker!

Sådan filtrerer du de poster, du ser i en databasevisning:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

   

2. I menuen, der dukker op, skal du vælge Filter under Visningsindstillinger.

3. Vælg den egenskab, du gerne vil filtrere efter.

4. Du kan vælge at Gem for alle, hvis du vil have, at filteret skal gælde for alle i databasevisningen. Hvis du kun vil have, at filteret skal gælde for dig, skal du ikke vælge denne indstilling.

Du kan skabe mere specifikke databasevisninger og kombinere AND- og OR-logik ved at bruge filtergrupper. Disse kan være indlejret op til tre lag dybt! Sådan gør du:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

2. I menuen, der dukker op, skal du vælge Filter under Visningsindstillinger → Tilføj avanceret filter.

3. I menuen, der dukker op, skal du vælge de egenskaber, du gerne vil filtrere efter, og tilpasse AND og OR-logikken i det avancerede filter.

Sådan sletter du et filter:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

2. I menuen, der dukker op, skal du vælge Filter under Visningsindstillinger.

3. Åbn det filter, du vil slette, og vælg ••• → Slet filter i menuen, der dukker op.

Du kan sortere din database, så elementer vises baseret på egenskaber i stigende eller faldende rækkefølge. Du kan f.eks. sortere databasesider efter prioritet, hvornår de sidst blev redigeret, eller alfabetisk.

Sådan sorterer du din database:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

   

2. I menuen, der dukker op, skal du vælge Sortér under Visningsindstillinger.

3. Vælg den egenskab, du gerne vil sortere efter.

4. Du kan vælge at Gem for alle, hvis du vil have sorteringen anvendt for alle i databasevisningen. Hvis du kun vil have, at sorteringen skal gælde for dig, skal du ikke vælge denne indstilling.

5. Du kan ændre den rækkefølge, som flere sorteringer benyttes i, ved at trække dem op eller ned ved hjælp af ⋮⋮.

Sådan sletter du en sortering:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

2. I menuen, der dukker op, skal du vælge Sortér under Visningsindstillinger.

3. Vælg X ud for den sortering, du vil fjerne.

Du kan gruppere din database efter forskellige egenskaber i din tabel for at visualisere dem på forskellige måder. Sådan gør du:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

   

2. I menuen, der vises, skal du vælge Gruppér under Visningsindstillinger.

3. Vælg den egenskab, du vil gruppere efter.

Databasen vil nu gruppere efter værdier af den egenskab. Du kan gå til indstillingsmenuen og vælge Gruppér for at:

• Skjul eller vis grupper ved at vælge 👁️ ud for dem.

• Sortér dine grupper manuelt eller ved hjælp af de angivne indstillinger (alfabetisk, stigende og mere).

• Skjul tomme grupper.

Sådan slår du gruppering fra:

1. Åbn indstillingsmenuen øverst i databasen.

2. I menuen, der vises, skal du vælge Gruppér under Visningsindstillinger.

3. Vælg Fjern gruppering.

Databaser, der indeholder mindst tre sider, vil også være søgbare, så du nemt kan gennemse oplysningerne i dem. For at søge i en database skal du vælge 🔍 øverst i databasen og indtaste en forespørgsel. Mens du skriver, vil databasen kun vise sider, der matcher din forespørgsel. Databasesøgning kigger på databasesidetitler og egenskaber.

Hvis du har en stor database, er det sikkert besværligt hele tiden at bevæge dig frem og tilbage mellem egenskaber for at sammenligne deres data.

I stedet kan du fastgøre en kolonne, så den bliver ved med at være synlig i venstre side, uanset hvor du ruller i databasen.

1. For at fastgøre en kolonne skal du klikke på kolonnens navn og klikke på Frys op til kolonne.

2. For at frigøre en kolonne skal du klikke på kolonnens navn og klikke på Frigør kolonne.