Yhdistä Mail mukautettuihin palvelijoihin

Mukautetut palvelijat voivat muodostaa yhteyden sähköpostiin sähköpostityönkulkujen automatisoimiseksi. Kun yhteys on muodostettu, palvelijat voivat lukea, järjestää, luonnostella ja lähettää sähköposteja puolestasi automaattisten liipaisimien avulla tai keskustelemalla suoraan palvelijan kanssa.

Sähköpostiyhteydet toimivat Gmailin, Notion Mailin tai Outlookin kanssa. Notion Mailin käyttö ei ole välttämätöntä sähköpostiyhteyden käyttämiseksi.

Mukautettujen palvelijoiden sähköpostiyhteys on saatavilla kaikissa tilauspaketeissa, joissa on pääsy mukautettuihin palvelijoihin.

Alla olevat toiminnot ovat tuettuja vain, jos käytät Notion Mailia:

1. Keskustele palvelijasi kanssa. Anna sille täsmälliset ohjeet sähköpostitapahtumien käsittelyyn.

   • Tämä voidaan tehdä myös manuaalisesti mukautetun palvelijan asetuksissa. Siirry kohtaan Työkalut ja käyttöoikeudet, valitse sitten + Lisää yhteys → Sähköposti → Yhdistä.

2. Siirry kohtaan Asetukset → Työkalut ja käyttöoikeudet.

3. Valitse postilaatikot, joihin palvelijasi saa käyttöoikeuden

4. Myönnä palvelijasi tarvitsemat käyttöoikeudet: Muokkaa Postilaatikkoa, Luonnos ja Lähetä.

5. Valitse, pitääkö palvelijan vaatia vahvistus ennen toiminnon suorittamista.

6. Testaa yhteys. Jos palvelijan toiminta ei vastaa odotuksiasi, keskustele palvelijasi kanssa ohjeiden selventämiseksi.

Vinkki: Ole ohjeissasi täsmällinen. Esimerkiksi: "Arkistoi kaikki uutiskirjeiden sähköpostit, joiden aihe-rivillä on sana 'weekly'" tai "Luonnostele kohtelias vastaus asiakaskyselyihin ja tallenna ne tarkistettavaksi."

Lisää sähköpostipohjainen käynnistin mukautetun palvelijan Asetuksiin.

1. Siirry kohtaan Käynnistimet. Valitse + Lisää käynnistin → Sähköposti → Yhdistä.

2. Valitse sähköpostin alta jokin seuraavista käynnistimistä:

   • Uusi sähköposti vastaanotettu: Suoritetaan, kun uusi sähköposti saapuu yhdistettyyn postilaatikkoon.

   • Uusi sähköposti lähetetty: Suoritetaan, kun lähetät uuden sähköpostin yhdistetystä postilaatikosta.

   • Uusi sähköposti vastaanotettu tai lähetetty: Suoritetaan, kun uusi sähköposti joko vastaanotetaan tai lähetetään.

   • Sähköpostiin lisätty tunniste: Suoritetaan, kun tietty tunniste lisätään sähköpostiin.

3. Valitse Postilaatikko, jossa haluat käynnistimen toimivan.

4. Lisää suodatin, jolla voit rajata, mitkä tapahtumat käynnistävät sähköpostikäynnistimen. Jokainen käynnistin voidaan suodattaa toimimaan vain, kun sähköposti vastaa määritettyä Lähettäjä, Vastaanottaja, Aihe, Teksti, tai Verkkotunnus-attribuuttia.

Kun yhdistät sähköpostin, voit valita palvelijasi käyttöoikeudet:

• Muokkaa postilaatikkoa: Arkistoi, siirrä roskakoriin, lisää tunnisteita, aseta muistutuksia, estä lähettäjiä ja peruuta tilauksia.

• Luonnos: Luo luonnoksia.

• Lähetä: Lähetä sähköposteja tililtäsi.

• Vaadi vahvistus: Edellyttää, että käyttäjä hyväksyy tai peruuttaa toiminnon ennen sen suorittamista. Kun tämä on pois päältä, palvelija voi suorittaa sallitut toiminnot ilman hyväksyntää.

Vinkki: Käytä käyttöoikeuksia ja käynnistimiä (kuten suoritus vain, kun tunniste on lisätty), jos haluat rajoittaa sitä, mitä sähköposteja palvelija käsittelee.

Jos jaat mukautetun palvelijan, joka on yhdistetty Mailiin, kuka tahansa, jolla on käyttöoikeus kyseiseen palvelijaan, voi tarkastella sähköposteja yhdistetyssä Postilaatikossa. Varoitus näytetään ennen tämän toiminnon suorittamista.

Saat parhaat tulokset antamalla mukautetulle palvelijallesi tarkat ohjeet.

Lajittele saapuvat viestit automaattisesti lisäämällä tunnisteita, arkistoimalla vähäpätöiset sähköpostit ja asettamalla muistutuksia tärkeille viesteille.

Kerro mukautetulle palvelijallesi:"Kun saan sähköpostia, tarkista, onko se uutiskirje. Jos on, lisää 'Uutiskirje'-tunniste ja arkistoi se. Jos se on asiakkaalta, merkitse se tähdellä ja lisää 'Asiakas'-tunniste."

Peruuta tilaus ei-toivotuilta postituslistoilta ja arkistoi tai poista mainossähköpostit automaattisesti.

Kerro mukautetulle palvelijallesi:"Tarkista postilaatikkoni tilaussähköpostien varalta. Peruuta tilaus kaikista uutiskirjeistä, joita en ole avannut 30 päivään, ja arkistoi ne."

Poimi avaintiedot sähköposteista ja luo tai päivitä tietueita Notion-tietokantaan.

Sano mukautetulle palvelijallesi:”Kun saan sähköpostia uudelta yhteyshenkilöltä, luo CRM-tietokantaani sivu, jossa on hänen nimensä, sähköposti ja yritys. Lisää linkki alkuperäiseen sähköpostiin.”

Luonnostele vastauksia yleisiin tiedusteluihin ja tallenna ne tarkistettavaksi ennen lähettämistä.

Sano mukautetulle palvelijallesi:”Kun saan hinnoittelua koskevan sähköpostin, luonnostele ystävällinen vastaus vakiohintatiedoillamme ja tallenna se luonnokseksi tarkistettavakseni.”

Jos mukautetut palvelijat kohtaavat virheitä, anna suoritukselle ”peukalo alas” ja keskustele palvelijoiden kanssa ongelman diagnosoimiseksi. Kokeile sitten näitä vaiheita:

Yhteysvirheet

Jos et löydä Sähköpostia kohdasta Työkalut ja käyttöoikeudet, sähköpostiyhteys katkeaa tai palvelijasi ilmoittaa, ettei se pääse käsiksi sähköpostiin:

• Varmista, että palvelijasi on yhdistetty oikeaan sähköpostikäyttäjätiliin.

• Varmista, että sinulla on käyttöoikeus muokata palvelijaa (Muokkaus sallittu tai Täydet käyttöoikeudet).

• Katkaise Mail-yhteys ja muodosta se uudelleen, ja päivitä sitten Notion.

• Varmista, että olet tallentanut asetusten päivittämisen jälkeen.

Käynnistysvirheet

Jos palvelijasi ei ole käynnissä sähköpostia vastaanotettaessa, se on käynnissä useita kertoja tai se ei pääse käsiksi sähköpostin sisältöön:

• Tarkista palvelijan Toiminta, jotta näet, käynnistyykö Käynnistin normaalisti vai käynnistyykö se, mutta epäonnistuu.

• Varmista, että Mail-yhteys on edelleen aktiivinen kohdassa Työkalut ja käyttöoikeudet.

• Tunnisteisiin perustuvien liipaisimien kohdalla varmista, että tunnisteen nimi täsmää täydellisesti.