Lomakkeet

Lomakkeiden avulla on helppo kerätä tietoja muilta, vaikka he eivät kuuluisi Notion-työtilaasi tai eivät käyttäisi Notionia lainkaan. Kaikki Notion-tilausten jäsenet voivat luoda ja käyttää lomakkeita.

Lomakkeet on yhdistetty tietokantoihin, joten jokainen lomakkeen kysymys on yhdistetty tietokantasi ominaisuuteen. Näin lomake on suoraan yhteydessä vastauksiinsa, ja voit käyttää keräämiäsi tietoja samalla tavalla kuin käytät tietoja missä tahansa muussa tietokannassa.

Voit luoda uuden lomakkeen seuraavasti:

1. Käytä sivulla Vinoviivakomentoa /form.

2. Valitse näkyviin tulevasta valikosta Lomake.

Kun luot uuden lomakkeen, Vastaaja-ominaisuus luodaan automaattisesti vastaajien nimien tallentamiseksi. Voit myös sallia vastaajien pysyä nimettöminä lomakkeen jakamisasetuksissa →

Jos sinulla on tietokanta, jota olet jo käyttänyt tietojen keräämiseen eri ihmisiltä, lomakkeen lisääminen kyseiseen tietokantaan on helppoa! Voit luoda lomakkeen olemassa olevasta tietokannasta seuraavasti:

1. Valitse tietokannassa + olemassa olevien näkymiesi vierestä. Näytön koosta riippuen saatat joutua avaamaan nykyisen näkymäsi vieressä olevan pudotusvalikon ja valitsemaan Lisää näkymä.

2. Valitse näkyviin tulevasta valikosta Lomake.

3. Jatka valitsemalla Luo {#} kysymystä.

Luo tietokantaasi Luonut-ominaisuus, jos haluat tallentaa vastaajien nimet. Voit myös sallia vastaajien pysyä nimettöminä lomakkeen jakamisasetuksissa →

Kun olet luonut lomakkeen, sinut ohjataan lomakkeen rakennustyökaluun, joka näyttää tältä.

Lomakkeen rakennustyökalun avulla voit päättää, miltä lomake näyttää ja miten se toimii, kun jaat sen muiden täytettäväksi. Voit määrittää lomakkeen seuraavasti:

1. Anna lomakkeellesi otsikko ja valinnainen kuvaus.

2. Vie hiiri lomakkeen otsikon päälle lisätäksesi lomakkeen kuvaketta tai lomakkeen kantta.

3. Muokkaa lomakkeen kysymyksiä klikkaamalla niitä. Oletusarvoisesti kaikki lomakkeeseen tekemäsi muutokset synkronoidaan tietokannan ominaisuuksien nimien kanssa. Jos esimerkiksi luot uuden kysymyksen ”Mihin aikaan haluaisit?”, tietokantaasi luodaan uusi samanniminen ominaisuus. Jos muutat lomakkeen kysymyksen ”Lempiväri” muotoon ”Mikä on lempivärisi?”, tietokantasi ”Lempiväri”-ominaisuus nimetään uudelleen muotoon ”Mikä on lempivärisi?”.

4. Lisää kysymyksiä lomakkeeseen valitsemalla + viimeisen kysymyksen alta.

5. Vie hiiri kunkin tietokantasi kysymyksen päälle ja valitse •••. Täältä voit:

   • Tee kysymyksestä Pakollinen. Tämä tarkoittaa, että vastaajien on vastattava kysymykseen voidakseen lähettää lomakkeen.

   • Lisää kysymykseesi Kuvaus, jotta ihmiset ymmärtävät paremmin, mitä kysyt.

   • Näytä vaihtoehdot muodossa listanäkymänä tai alasvetovalikkona, jos kysymyksesi on monivalintakysymys.

   • Salli Pitkä vastaus tekstimuotoisille kysymyksille.

   • Muuta Kysymystyyppiä, joka vastaa ominaisuustyyppiä. Tämä voi olla esimerkiksi Monivalinta-kysymystyyppi tai -ominaisuus, jos haluat esittää kyllä tai ei -kysymyksen. Se voi olla Päivämäärä-kysymystyyppi tai -ominaisuus, jos haluat kysyä jonkun saatavuutta tai syntymäpäivää.

     • Kysymyksille, jotka on sidottu monivalinta-, relaatio- ja henkilöominaisuuksiin, voit määrittää vastausta kohden sallittujen valintojen enimmäismäärän.

   • Poista käytöstä Synkronoi ominaisuuden nimen kanssa, jos haluat, että lomakekysymyksesi näyttävät erilaisilta kuin tietokannan ominaisuuksien nimet. Haluat ehkä esimerkiksi kysyä lomakkeessasi ”Mikä on lempivärisi?”, mutta haluat vastausten tallentuvan ominaisuuteen, jolla on yksinkertaisempi nimi, kuten ”Lempiväri”.

   • Lisää ehdollista logiikkaa, jos kysymyksesi on monivalintakysymys ja käytössäsi on Business- tai Enterprise-sopimus. Voit esimerkiksi ohjata käyttäjän tiettyyn jatkokysymykseen, jos hän valitsee vaihtoehdon A.

   • Kopioi kysymys tai Poista kysymys.

6. Valitse lomakkeen rakennustyökalun yläreunasta Lomakkeen asetukset → Lähetysnäyttö. Täällä voit mukauttaa vastaajien lähetyskokemusta, kuten lähetyspainikkeen väriä ja tekstiä sekä vahvistusotsikkoa ja vahvistustekstiä. Voit myös valita, haluatko saada sähköpostikopion jokaisesta lähetyksestä.

7. Kun olet saanut lomakkeen määritettyä, valitse yläreunasta Esikatselu, niin näet, miltä lomake näyttää, kun jaat sen muille.

Lomakkeen jakaminen:

1. Valitse lomakkeen rakennustyökalun yläreunasta Jaa lomake.

2. Valitse Kuka voi täyttää ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

   • Kuka tahansa {your workspace} -työtilassa, jolla on linkki, mikä tarkoittaa, että kaikki työtilan jäsenet voivat täyttää lomakkeen, jos heillä on linkki. Vieraat voivat täyttää lomakkeen vain, jos heille on annettu pääsy tietokantaan, johon lomake on yhdistetty.

   • Kuka tahansa verkossa, jolla on linkki, mikä tarkoittaa, että ihmiset, jotka eivät kuulu Notion-työtilaasi, ja ihmiset, jotka eivät käytä Notionia, voivat täyttää lomakkeen, jos heillä on linkki.

   • Ei pääsyä, jonka voit valita, jos haluat sulkea lomakkeen ja lopettaa uusien vastausten vastaanottamisen.

3. Jos lomakkeesi on saatavilla vain työtilasi jäsenille ja anonyymit vastaukset on poistettu käytöstä, voit valita Pääsy lähetykseen ja määrittää, miten vastaajat voivat käsitellä lähettämiään vastauksia lähetyksen jälkeen:

   • Ei pääsyä tarkoittaa, ettei vastaaja voi nähdä lomakevastauksiaan lähetyksen jälkeen.

   • Voi tarkastella tarkoittaa, että vastaaja voi nähdä lomakevastauksensa lähetyksen jälkeen.

   • Voi kommentoida tarkoittaa, että vastaaja voi kommentoida lomakevastauksiaan lähetyksen jälkeen.

   • Voi muokata tarkoittaa, että vastaaja voi muokata lomakevastauksiaan lähetyksen jälkeen.

   • Täydet käyttöoikeudet tarkoittaa, että vastaaja voi muokata lomakevastauksiaan lähetyksen jälkeen sekä päivittää lomakevastaukset sisältävän sivun käyttöoikeuksia.

4. Jos olet päättänyt jakaa lomakkeesi kenelle tahansa verkossa, jolla on linkki, ja käytät Notionin maksullista tilausta, voit ottaa Notion-brändäyksen käyttöön tai pois käytöstä sen mukaan, haluatko Notion-logon näkyvän lomakkeessasi.

5. Ota Anonyymit vastaukset käyttöön tai pois käytöstä sen mukaan, haluatko vastaajan nimen tallentuvan lomakkeen täyttämisen yhteydessä. Lomakkeet, jotka ovat saatavilla Kenelle tahansa verkossa, jolla on linkki, ovat automaattisesti anonyymejä.

   • Tyhjästä luoduissa lomakkeissa nämä tiedot tallennetaan Vastaaja-ominaisuuteen, joka luodaan automaattisesti tietokantaasi.

   • Jos lomake on luotu olemassa olevasta tietokannasta, voit luoda tietokantaan Luonut-ominaisuuden näiden tietojen tallentamiseksi.

6. Kopioi lomakkeen linkki valikon yläreunasta, niin olet valmis jakamaan sen.

Voit täyttää lomakkeen tietokoneella tai mobiililaitteella, kunhan sinulla on lomakkeen linkki ja tarvittavat käyttöoikeudet. Muista, että joitakin lomakkeita voi täyttää vain, kun olet kirjautunut Notion-työtilaan, johon kyseinen lomake on luotu.

Saadaksesi kopion lomakevastauksistasi, sinun on kirjauduttava Notion-käyttäjätilillesi tai luotava uusi tili. Voit muokata lomakevastauksiasi vain, jos sinulla on Sisällön muokkaus sallittu tietokantaan tai Muokkaus sallittu tietokantasivulle, johon vastauksesi on tallennettu.

Oletusarvoisesti lomakevastaukset tallennetaan tietokantasi /taulukkonäkymään, jonka nimi on Vastaukset. Näet lomakekysymyksesi tietokannan ominaisuuksina.

Voit luoda automaatioita lomakkeeseesi, jotta tiettyjä toimintoja voidaan suorittaa, kun saat uuden vastauksen tai kun kysymykseen vastataan tietyllä tavalla. Voit lähettää tilapäivityksiä vastaajalle, lähettää heille ilmoituksia Slackissa ja paljon muuta.

Tee seuraavasti:

1. Avaa lomakkeen rakennustyökalu.

2. Valitse ••• yläreunasta → Automaatiot.

3. Lisää yksi tai useampi käynnistin automaatiolle.

4. Lisää yksi tai useampi toiminto automaatiolle.

Lue lisää automaatioista täältä →

Jos olet Enterprise-sopimuksen työtilan omistaja, voit estää työtilan jäseniä asettamasta lomakkeita kenen tahansa verkossa olevan henkilön saataville, jolla on linkki. Työtilan omistajat voivat tehdä tämän seuraavasti:

1. Mene kohtaan Asetukset → Suojaus.

2. Ota Suojaus-välilehdellä käyttöön Poista käytöstä sivustojen, lomakkeiden ja julkisten linkkien julkaiseminen.

Kaikki verkossa jo olevat lomakkeet poistetaan, kun otat tämän asetuksen käyttöön. Huomaa, että tämän asetuksen käyttöön ottaminen estää myös työtilasi jäseniä julkaisemasta Notion-sivustoja.