Pratiche di sicurezza e privacy di Ricerca Enterprise

Enterprise Search di Notion consente al tuo spazio di lavoro di cercare e analizzare in modo sicuro i contenuti dalle applicazioni collegate (come Slack, Microsoft Teams, Jira e altre) tramite connessioni AI di Notion. Questo documento fornisce informazioni complete sulla sicurezza e la privacy per i team che valutano le funzionalità di Enterprise Search di Notion.

Enterprise Search e connessioni AI seguono le pratiche di sicurezza e privacy di Notion AI.

Notion AI Connectors utilizza un'architettura sicura e che preserva la privacy per indicizzare e cercare i tuoi dati connessi.

Notion riceve un embedding per i dati provenienti dalle app collegate con le connessioni AI di Notion e lo archivia in un database vettoriale (ad esempio, Turbopuffer). Il database vettoriale è un archivio dati ottimizzato per gli embedding che consente una rapida ricerca delle pagine più pertinenti data una richiesta dell'utente.

Connessioni API sicure

• Autenticazione OAuth 2.0 con Microsoft, Atlassian e Slack

• Tutte le connessioni utilizzano la crittografia TLS 1.2 o superiore durante il transito

• Chiamate API a conservazione zero per impedire l'archiviazione dei dati a livello di connettore

Embedding

• Il contenuto viene elaborato in embedding (rappresentazioni numeriche) che preservano il significato proteggendo al contempo la privacy

• Utilizza l'API di embedding a conservazione zero di OpenAI

• Per i dettagli sul funzionamento degli embedding, consulta questo articolo

Database vettoriale

• Embeddings archiviati in Turbopuffer, un database vettoriale con certificazione SOC 2 Type 2

• Consente una ricerca semantica rapida mantenendo la sicurezza

• Completo isolamento dei dati tra gli spazi di lavoro dei clienti

Processo di query

• Tutte le query rispettano i permessi utente per ogni app collegata (i permessi vengono sincronizzati periodicamente; consulta la documentazione della connessione AI individuale per dettagli specifici)

• Risultati filtrati in base ai diritti di accesso dell'utente sia in Notion che nelle app connesse

• Nessuna memorizzazione nella cache di contenuti sensibili

Crittografia dei dati

• Chiavi di crittografia gestite dall'infrastruttura di gestione delle chiavi di Notion

• Gli embedding nei database vettoriali sono crittografati a riposo

Durante il trasferimento

• Quando utilizzi Notion AI, i tuoi dati vengono crittografati durante il trasferimento tramite TLS 1.2 o versioni successive

• Crittografia end-to-end tra Notion e tutti i sub-processor

• I permessi vengono verificati al momento della query, non solo durante l'indicizzazione

• Mappatura utente tra Notion e i servizi connessi verificata continuamente

• Le modifiche ai permessi del sistema di origine vengono riflesse entro 1 ora (può richiedere più tempo per gli spazi di lavoro di grandi dimensioni)

• I contenuti eliminati non saranno più ricercabili; questa operazione può richiedere da circa 30 minuti a un'ora. Consulta la documentazione del singolo AI Connector per dettagli specifici.

Tempistiche di eliminazione automatica

• Quando disconnetti un connettore: i dati vengono eliminati entro 24 ore

• Quando i dati di origine vengono eliminati: diventano immediatamente non ricercabili, mentre gli embedding vengono eliminati entro 60 giorni

• Quando uno spazio di lavoro Notion viene eliminato: tutti gli embedding associati vengono eliminati entro 60 giorni

• I fornitori di LLM conservano i dati per 0 giorni (Enterprise) o per un massimo di 30 giorni (tutti gli altri piani)

Controllo del cliente

• Richiedi l'eliminazione immediata tramite Impostazioni → Notion AI → {app connessa} → Disconnetti

• Richieste di eliminazione elaborate automaticamente senza intervento manuale

• Traccia di controllo disponibile per le conferme di eliminazione

Diritti dell'interessato segnalati

• Diritto all'eliminazione: rimozione di contenuti specifici o dell'intero set di dati del connettore

• Diritto alla portabilità: esportazione di embedding e metadati

• Addendum sul trattamento dei dati (DPA) disponibile per tutti i clienti

Durante il periodo di sincronizzazione iniziale di 36 ore

• Tutti i trasferimenti di dati utilizzano canali crittografati (TLS 1.2+)

• L'elaborazione incrementale previene il sovraccarico del sistema

• Nessuna copia temporanea archiviata in posizioni non protette

• La limitazione della frequenza previene gli abusi e garantisce connessioni stabili

• Le sincronizzazioni non riuscite vengono riprovate automaticamente con backoff esponenziale

• Monitoraggio del progresso disponibile nelle impostazioni del connettore

Misure di sicurezza durante la sincronizzazione

• Convalida continua dei permessi durante il processo di sincronizzazione

• Rilevamento di anomalie per volumi di dati insoliti

• Pausa automatica se vengono rilevati errori di autenticazione

• Nessun dato accessibile tramite ricerca finché la sincronizzazione non viene completata correttamente

• Audit trail di tutte le attività e gli errori di sincronizzazione

Requisiti di autenticazione

• I proprietari dello spazio di lavoro sono richiesti per la configurazione iniziale del connettore

• Privilegi di amministratore necessari nei sistemi di origine (amministratore Slack, amministratore Google Workspace, ecc.)

• I nostri connettori collegano automaticamente gli utenti che hanno la stessa email principale in Notion e nell'app connessa. Gli utenti che non utilizzano la stessa email principale nell'app connessa visualizzeranno un messaggio che richiede l'autenticazione.

• Utenti ospiti esplicitamente esclusi dall'accesso al connettore AI

Consulta la documentazione del singolo connettore AI per dettagli specifici.

Notion è agnostico rispetto ai modelli; continueremo a valutare e incorporare i modelli di intelligenza artificiale più recenti e migliori. Per funzionalità come la modalità Ricerca avanzata, utilizzeremo una varietà di modelli diversi per eseguire ricerche multiple al fine di fornire le risposte più complete.

• OpenAI: Generazione di embedding (conservazione zero)

• Anthropic: Query LLM (conservazione zero per Enterprise)

• Turbopuffer: Database vettoriale (certificato SOC 2 Type 2)

• Notion ha accordi contrattuali con tutti i fornitori di IA che vietano l'addestramento sui dati dei clienti

• Notion utilizza vari modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) con elaborazione a conservazione zero

• Gli embedding non possono essere sottoposti a reverse engineering per recuperare il contenuto originale

• Nessun dato dei clienti viene utilizzato per migliorare i modelli di Notion o di terze parti

Conformità attuale

• SOC 2 Type 2 (rinnovata annualmente)

• Certificato ISO 27001:2022

• Conforme a HIPAA (con BAA per Enterprise)

• Conforme a GDPR con DPO nominato

• Conforme a CCPA

Copertura AI Connector

• Incluso nell'ambito SOC 2 Type 2

• Coperto dalla certificazione ISO 27001

• Conformità HIPAA abilitata tramite API senza conservazione dei dati

Framework di sicurezza

• Allineato al NIST Cybersecurity Framework

• Protezioni OWASP Top 10

• Implementazione dei controlli CIS

• Test di penetrazione regolari da parte di terzi

Il nostro impegno

• Team di risposta agli incidenti di sicurezza 24/7

• Procedure di escalation definite

• Notifica di violazione entro 72 ore (o più rapidamente in base ai requisiti locali)

• Analisi della causa principale per tutti gli eventi di sicurezza

• Comunicazione trasparente tramite status.notion.com

Cosa ti comunicheremo

• Natura e portata di qualsiasi incidente

• Dati e sistemi interessati

• Misure di risoluzione adottate

• Raccomandazioni per le azioni del cliente

• Aggiornamenti continui fino alla risoluzione