Koppel Mail aan Aangepaste agenten

Aangepaste agenten kunnen Mail koppelen om e-mailworkflows te automatiseren. Eenmaal gekoppeld, kunnen agenten namens jou e-mails lezen, ordenen, opstellen en versturen via geautomatiseerde triggers of door rechtstreeks met de agent te chatten.

Mail-koppelingen werken met Gmail, Notion Mail of Outlook. Het gebruik van Notion Mail is niet vereist om de Mail-koppeling te gebruiken.

De Mail-koppeling voor Aangepaste agenten is beschikbaar op elk abonnement met toegang tot Aangepaste agenten.

De onderstaande acties worden alleen ondersteund als je Notion Mail gebruikt:

1. Chat met je agent. Geef deze specifieke instructies over hoe om te gaan met e-mailgebeurtenissen.

   • Dit kan ook handmatig worden gedaan in de Instellingen van een Aangepaste agent. Ga naar Tools & Toegang, kies vervolgens + Koppeling toevoegen → Mail → Koppelen.

2. Ga naar Instellingen → Tools & Toegang.

3. Kies de Inboxes waartoe je agent toegang wilt geven.

4. Verleen de machtigingen die je agent nodig heeft: Postvak wijzigen, Concept en Verzenden.

5. Kies of de Agent bevestiging moet vragen voordat een actie wordt uitgevoerd.

6. Test de verbinding. Als het gedrag van de agent niet is wat je verwacht, chat dan met je agent om instructies te verduidelijken.

Tip: Wees specifiek in je instructies. Bijvoorbeeld: "Archiveer alle e-mails van nieuwsbrieven met het woord 'wekelijks' in de onderwerpregel" of "Stel een beleefd antwoord op klantvragen op en sla deze op voor mijn review."

Voeg een Mail-trigger toe in de Instellingen van je Aangepaste agent.

1. Ga naar Triggers. Klik op + Trigger toevoegen → Mail → Koppelen.

2. Kies onder Mail uit de volgende triggers:

   • Nieuwe e-mail ontvangen: Wordt uitgevoerd wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt in het gekoppelde postvak.

   • Nieuwe e-mail verzonden: Wordt uitgevoerd wanneer je een nieuwe e-mail verzendt vanuit het gekoppelde postvak.

   • Nieuwe e-mail ontvangen of verzonden: Wordt uitgevoerd wanneer een nieuwe e-mail wordt ontvangen of verzonden.

   • Label toegepast op e-mail: Wordt uitgevoerd wanneer een specifiek label op een e-mail wordt toegepast.

3. Kies de Inbox waarop je wilt dat de trigger wordt uitgevoerd.

4. Voeg een filter toe om te beperken welke gebeurtenissen een Mail-trigger activeren. Elke trigger kan worden gefilterd om alleen te worden uitgevoerd wanneer een e-mail voldoet aan een opgegeven Van, Aan, Onderwerp, Inhoud, of Domein-kenmerk.

Wanneer je Mail koppelt, kun je de machtigingen van je agent kiezen:

• Inbox wijzigen: Archiveer, verplaats naar de Prullenbak, pas labels toe, stel herinneringen in, blokkeer afzenders en meld je af

• Concept: Concepten maken.

• Verzenden: E-mails verzenden vanuit je account.

• Bevestiging vereisen: Vereist dat een gebruiker een Actie goedkeurt of annuleert voordat deze wordt uitgevoerd. Wanneer dit is uitgeschakeld, kan de agent de toegestane Acties uitvoeren zonder goedkeuring.

Tip: Gebruik machtigingen en triggers (zoals alleen uitvoeren wanneer een label wordt toegepast) als je wilt beperken welke e-mails de agent verwerkt.

Als je een Aangepaste agent deelt die is gekoppeld aan Mail, kan iedereen die toegang heeft tot die agent e-mails in de gekoppelde Inbox bekijken. Er wordt een waarschuwing getoond voordat deze Actie wordt uitgevoerd.

Geef je aangepaste agent specifieke instructies voor het beste resultaat.

Sorteer inkomende berichten automatisch door labels toe te passen, e-mails met lage prioriteit te archiveren en herinneringen in te stellen voor belangrijke berichten.

Vertel je Aangepaste agent:"Wanneer ik een e-mail ontvang, controleer dan of het een nieuwsbrief is. Zo ja, pas het label 'Nieuwsbrief' toe en archiveer deze. Als het van een klant is, geef het een ster en pas het label 'Klant' toe."

Meld je automatisch af voor ongewenste mailinglijsten en archiveer of verwijder promotionele e-mails.

Vertel je Aangepaste agent:"Controleer mijn Inbox op abonnements-e-mails. Meld je af voor alle nieuwsbrieven die ik de afgelopen 30 dagen niet heb geopend en archiveer deze."

Extraheer belangrijke informatie uit e-mails en maak of update records in een Notion-database.

Tell your Custom Agent:"Wanneer ik een e-mail ontvang van een nieuw contact, maak dan een pagina aan in mijn CRM-database met hun naam, e-mailadres en bedrijf. Voeg een link toe naar de oorspronkelijke e-mail."

Stel antwoorden op voor veelgestelde vragen en sla ze op zodat je ze kunt controleren voordat je ze verstuurt.

Zeg tegen je Aangepaste agent:\"Wanneer ik een e-mail ontvang met een vraag over prijzen, stel dan een vriendelijk antwoord op met onze standaard prijsinformatie en sla dit op als concept zodat ik het kan controleren.\"

Als je Aangepaste agent fouten tegenkomt, geef de uitvoering dan een “duim omlaag” en chat met de agent om het probleem te diagnosticeren. Probeer daarna deze stappen:

Verbindingsfouten

Als je Mail niet kunt vinden in Tools & Toegang, de verbinding met Mail wordt verbroken of je agent zegt dat deze geen toegang heeft tot e-mail:

• Bevestig dat je agent is gekoppeld aan het juiste e-mailaccount.

• Controleer of je machtiging hebt om de agent te bewerken (Kan bewerken of Volledige toegang).

• Verbreek de koppeling met Mail en maak deze opnieuw, en vernieuw vervolgens Notion.

• Bevestig dat je de wijzigingen hebt opgeslagen nadat je instellingen hebt bijgewerkt.

Triggerfouten

Als je agent niet actief is wanneer er een e-mail wordt ontvangen, meerdere keren wordt uitgevoerd of geen toegang heeft tot de e-mailcontent:

• Controleer de activiteit van de agent om te bevestigen of de trigger wordt geactiveerd of wordt geactiveerd maar mislukt.

• Controleer of de Mail-koppeling nog actief is in Tools & Toegang

• Bevestig voor triggers op basis van labels dat de labelnaam exact overeenkomt.