Aangepaste agents

Custom Agents automatiseren terugkerende, handmatige workflows voor je hele team. Ze draaien automatisch op de achtergrond op basis van ingestelde triggers, waarbij ze je bestaande documenten en databases als context gebruiken.

Stel ze één keer in — bouw een workflow voor repetitieve taken zoals wekelijkse rapporten of het triëren van feedback — en die wordt een gedeelde bron waarop het hele team kan rekenen.

Custom Agents bevinden zich in Notion en draaien op basis van jouw instructies. Zodra je ze hebt ingesteld, kunnen ze:

• Lezen van Notion-pagina's en databases en bepaalde verbonden apps.

• Draaien op basis van terugkerende triggers en workspace-gebeurtenissen.

• Acties ondernemen zoals rapporten plaatsen, bugs indienen, records bijwerken of berichten versturen.

In tegenstelling tot Notion Agent zijn Custom Agents ontworpen om automatisch op de achtergrond te draaien op basis van triggers en schema's.

Custom Agents zijn direct in Notion ingebouwd. Agents gebruiken je bestaande documenten en databases als context en maken verbinding met Slack, wat de productiviteit verhoogt. Met Custom Agents kun je:

• @vermelden Agents in Notion-pagina's, database-eigenschappen en opmerkingen.

• Koppel ze aan database-gebeurtenissen (bijvoorbeeld wanneer een pagina wordt aangemaakt of bijgewerkt).

• Laat ze je workspace en verbonden tools monitoren volgens de triggers die je configureert.

Gebruik triggers zodat Custom Agents draaien zonder dat je ze elke keer handmatig hoeft te starten. Stel een trigger één keer in, en het werk gebeurt continu op de achtergrond.

• Draai op basis van een schema (dagelijks, wekelijks, maandelijks en meer).

• Reageer op gebeurtenissen in Notion en Slack.

• Blijf op de achtergrond draaien zodra je ze publiceert.

Dit ontgrendelt geautomatiseerde workflows zoals periodieke rapporten, triage-wachtrijen en kennisbeheer, waardoor je tijd bespaart.

Agents werken alleen op de pagina's, databases en externe apps waartoe je expliciet toegang verleent. Ze hebben standaard nooit volledige toegang tot de workspace, wat het risico verkleint.

• Bepaal wie elke agent kan bewerken, uitvoeren of ermee kan werken.

• Bekijk activiteitenlogboeken om te zien wat een agent heeft gedaan en wanneer.

• Gebruik Versiegeschiedenis om eerdere configuraties te bekijken of te herstellen.

• Houd uitvoeringen controleerbaar en omkeerbaar zodat je veilig kunt itereren.

Belangrijke wijzigingen in configuratie en toegang voor aangepaste agents (zoals instructie-updates, wijzigingen in machtigingen en toevoegingen van integraties) worden vastgelegd in het Notion-auditlogboek. Dit helpt Enterprise-beheerders bij het bijhouden van agentwijzigingen voor beveiligings- en compliance-audits.

• Je moet een Business- of Enterprise-abonnement van Notion hebben. Meer informatie over prijzen voor Custom Agents.

• Gebruik de desktop- of webversie om Custom Agents te bouwen, bewerken, bekijken of ermee te werken.

Je kunt op meerdere locaties een Custom Agent bouwen. Het primaire toegangspunt is de sectie Agents in de zijbalk.

1. Ga naar de sectie Agents in de zijbalk en selecteer + om een nieuwe Custom Agent te maken.

2. Kies hoe je wilt beginnen:

• Maken met AI-chat

  • Beschrijf in de chat in natuurlijke taal wat de agent moet doen.

  • Controleer de conceptinstructies, triggers en toegang die Notion AI genereert en pas deze aan.

  • Opslaan.

• Maken op basis van een sjabloon

  • Kies een sjabloon.

  • Controleer de conceptinstructies, triggers en toegang die Notion AI genereert en pas deze aan.

  • Opslaan.

• Vanaf nul maken

  • Selecteer Leeg maken.

  • Begin met een leeg instructieveld of chat met jou.

  • Stel je instructies handmatig op en volg de best practices voor duidelijke, concrete instructies. Definieer wat de Agent moet doen, hoe deze zich moet gedragen en welk werk deze moet afhandelen.

  • Stel triggers, toegang en je AI-model in totdat ze overeenkomen met je workflow.

  • Opslaan.

Triggers bepalen wanneer je agent wordt uitgevoerd. Je kunt meerdere triggertypen combineren voor één agent. Je kunt ook filters gebruiken om ervoor te zorgen dat je agent alleen wordt uitgevoerd voor de pagina's of berichten die voor jou belangrijk zijn, of alleen wanneer aan bepaalde door jou ingestelde voorwaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld een specifieke status of een trefwoord).

Gebruik terugkerende schema's om Agents met een bepaalde regelmaat uit te voeren.

1. Open de Instellingen van je aangepaste agent.

2. Ga naar de sectie Triggers.

3. Voeg een Terugkerende trigger toe.

4. Kies wanneer je wilt dat de Agent wordt uitgevoerd:

   • Selecteer een frequentie (elke dag, week, maand of jaar).

   • Stel een specifiek tijdstip in, inclusief tijdzone (bijvoorbeeld "elke dag om middernacht PST").

5. Controleer de volgende geplande uitvoering om te bevestigen dat het schema correct is.

6. Sla je trigger op.

Notion-triggers voeren je agent uit op basis van gebeurtenissen in je workspace. Je kunt agents activeren wanneer:

• Er is een opmerking toegevoegd aan een pagina.

• Er is een pagina toegevoegd aan een database.

• Een eigenschap is bijgewerkt in een database.

• Een pagina is verwijderd uit een database.

Met sommige Notion-triggers kun je filters toevoegen, zoals het matchen van specifieke eigenschapswaarden of het beperken van uitvoeringen tot pagina's in een bepaalde databaseweergave.

Een Notion-trigger toevoegen:

1. Open de Instellingen van je Custom Agent en selecteer Triggers.

2. Kies een Notion-triggertype.

3. Geef op:

   • De pagina of database die in de gaten moet worden gehouden.

   • De gebeurtenis (bijvoorbeeld "pagina gemaakt in database").

   • Optionele filters of voorwaarden (bijvoorbeeld een specifieke statuswaarde of een databaseweergave).

4. Opslaan.

Met Slack-triggers kunnen agents gebeurtenissen in openbare en privé-Slack-kanalen in de gaten houden.

Installatievereisten

Voordat je een Slack-trigger kunt instellen, moet een Slack workspace admin eerst Slack verbinden met de Notion workspace. Dit geeft toegang tot alle openbare kanalen en bepaalt of Notion AI toegang heeft tot privékanalen. Als je met een privékanaal wilt werken, moet je ook je Slack-account autoriseren.

Custom Agents kunnen letten op:

• Een bericht dat in een kanaal is geplaatst.

• Emoji-reactie toegevoegd aan een bericht.

• De Custom Agent die in een bericht wordt genoemd.

Let op: Om een agent te activeren door deze te @-mentionen in Slack, moet je Slack workspace admin eerst toestaan dat alle leden gebruikersgroepen aanmaken. Zodra deze instelling is ingeschakeld, kan iedereen de agent activeren door de naam ervan te vermelden in het bijbehorende Slack-kanaal.

Bij het instellen van een van de bovenstaande triggers kun je ervoor kiezen om thread-antwoorden op te nemen, zodat de agent reageert op berichten binnen threads, en niet alleen op berichten op het hoogste niveau.

Je kunt ruis in drukke kanalen verminderen door trefwoorden of zinnen op te geven waarop moet worden geactiveerd.

Een Slack-trigger toevoegen:

1. Verbind Slack met je Agent tijdens de installatie als je dat nog niet hebt gedaan.

2. Voeg in Triggers een Slack-trigger toe.

3. Selecteer:

   • Het type gebeurtenis.

   • Het kanaal dat moet worden gecontroleerd.

   • Optionele filters (bijvoorbeeld alleen triggeren wanneer een bericht een specifiek trefwoord of een specifieke zin bevat).

4. Opslaan.

Wanneer een Aangepaste agent wordt geactiveerd in Slack, kan deze een type-indicator (“Bezig met verwerken…”) weergeven om aan te geven dat het verzoek wordt verwerkt. Dit betekent niet altijd dat de agent zal antwoorden. Je kunt dit op elk gewenst moment uitschakelen door naar de triggerinstellingen te gaan.

De type-indicator uitschakelen:

1. Ga naar je Aangepaste agent.

2. Selecteer in Triggers de Slack-trigger.

3. Selecteer Meer instellingen en schakel vervolgens Type-indicator weergeven in Slack uit.

Aangepaste agenten gebruiken voor hun werk alleen de inhoud waartoe je ze expliciet toegang verleent. Dit stel je in via de toegangsinstellingen van elke agent.

Om te bepalen wat een agent kan zien in Notion:

1. Open de Instellingen van je Aangepaste agent.

2. Ga naar de sectie Tools and toegang.

3. Voeg specifieke pagina's of databases toe die de Agent als context moet gebruiken:

   • Voeg gerichte pagina's en databases toe voor specifieke workflows (bijvoorbeeld "Klanttickets", "Bugs", "Incidenten").

   • Verleen toegang tot Pagina's gedeeld met iedereen in Notion als je een brede dekking wilt die inhoud uit de hele werkruimte omvat.

4. Houd de toegang beperkt tot "none" of een kleine set pagina's als je een nauwere scope wilt.

Agents kunnen optioneel op het web browsen wanneer dat nodig is. Gebruik webtoegang wanneer je workflow afhankelijk is van externe informatie. Houd dit uitgeschakeld voor strikt interne workflows of wanneer je strengere controle over bronnen wilt. Om webtoegang te beheren:

1. Open Instellingen voor je agent.

2. Zoek de schakelaar Webtoegang.

3. Zet webtoegang aan om de Agent informatie van het internet te laten ophalen.

4. Zet webtoegang uit om de Agent te beperken tot alleen Notion en geconfigureerde apps.

Aangepaste agenten kunnen via een speciale integratie lezen van en schrijven naar Slack.

Voordat je Slack verbindt met je aangepaste agent, moet een beheerder eerst de Slack-werkruimte verbinden met je Notion-werkruimte via de Slack AI connector.

Eenmaal gekoppeld kunnen aangepaste agenten:

• Lezen uit geselecteerde openbare en privé Slack-kanalen.

• Berichten, antwoorden en updates plaatsen in alleen de specifieke kanalen die je selecteert.

• Reageren op threads en informatie uit Slack gebruiken als context.

Om aangepaste agenten toegang te geven tot Slack:

• Volg bij het instellen van een aangepaste agent de prompt om Slack te koppelen.

• Zorg ervoor dat het Slack-account hetzelfde e-mailadres gebruikt als je Notion-account.

• Keur de gevraagde scopes goed in de autorisatiestroom van Slack.

• Kies tot welke kanalen de agent toegang heeft.

Je kunt ook verbinding maken met aangepaste agenten als je organisatie Slack Enterprise Grid gebruikt.

Aangepaste agenten kunnen op verschillende grote taalmodellen draaien. Hiermee kun je een balans vinden tussen snelheid, kosten en kwaliteit. Je kunt het model na verloop van tijd aanpassen als je workflow verandert of als je andere prestatiebehoeften hebt.

Ondersteunde modellen zijn onder andere Claude Fable 5 (alleen Business- en Enterprise-abonnementen), Claude Sonnet 5, GPT, Gemini en Grok. Auto is de aanbevolen standaardinstelling.

Claude Fable 5 werkt het beste voor zaken als diepgaand onderzoek, complex schrijfwerk en taken die uit veel stappen bestaan. Voordat iemand in je werkruimte het kan gebruiken, moet een beheerder het inschakelen. Dit komt doordat Anthropic gegevens van dit model iets anders verwerkt dan andere modellen (zie hieronder). Als je toegang wilt, vraag je beheerder dan om het in te schakelen via Instellingen → Notion AI.

Een opmerking over gegevensverwerking: Wanneer je Claude Fable 5 gebruikt, kan Anthropic je prompts en antwoorden gedurende een bepaalde periode opslaan om het model veilig en goed werkend te houden. Andere AI-modellen die in Notion beschikbaar zijn, werken niet op deze manier. Daarom moet je beheerder het eerst beoordelen en inschakelen.

Lees hoe het gebruik wordt bijgehouden in het Notion-tegoeddashboard.

Een model kiezen:

1. Open de Instellingen van je agent.

2. Ga naar het gedeelte Model.

3. Selecteer een specifiek model als je consistent gedrag wilt, of selecteer Auto om Notion per verzoek het beste model te laten kiezen.

4. Opslaan.

Claude Fable 5 inschakelen voor je werkruimte (alleen voor beheerders):

1. Ga naar Instellingen → Notion AI.

2. Zoek Claude Fable 5 en schakel het in.

Claude Fable 5 is alleen beschikbaar voor Business- en Enterprise-abonnementen. Zodra het is ingeschakeld, kan iedereen in de werkruimte het kiezen via de modelkiezer in de instellingen van Notion-agent of aangepaste agent.

Aangepaste agenten gedragen zich als Notion-pagina's bij het delen met anderen in je werkruimte, met een paar verschillen.

Wanneer gedeeld, kunnen agenten in de zijbalk verschijnen onder een agentensectie, in zoekresultaten en in elke werkruimte die agenten vermeldt of waarnaar wordt verwezen.

Om een agent te delen:

1. Open de aangepaste agent.

2. Klik op Delen.

3. Voeg mensen, groepen of de gehele werkruimte toe.

Agents gebruiken een vereenvoudigde set machtigingsniveaus:

• Volledige toegangGebruikers met Volledige toegang-machtigingen voor een agent kunnen instructies, triggers, toegang en modellen configureren, activiteitlogboeken bekijken en beheren, en de agent uitvoeren of ermee communiceren.

• Kan bewerkenGebruikers met Kan bewerken-machtigingen voor een agent kunnen instructies en configuratie wijzigen en activiteit beoordelen.

• Kan bekijken en communicerenGebruikers met Kan bekijken en communiceren-machtigingen voor een agent kunnende agent uitvoeren, ermee chatten en de pagina Instellingen (Triggers, Instructies, Tools & Toegang) in alleen-lezenmodus bekijken. Zij kunnen de agent niet bewerken of delen.

Zodra je aangepaste agent is gebouwd, verschijnt deze in de zijbalk. Iedere pagina van een aangepaste agent heeft drie kerntabbladen. Gebruik deze tabbladen samen om een agent in de loop van de tijd te ontwerpen, te testen en te onderhouden.

1. Chat Een privé of gedeeld 1-op-1-gespreksgebied voor die specifieke agent.

   • Handig voor het testen van nieuwe instructies, het vragen aan de agent om eenmalige taken uit te voeren en het itereren op gedrag.

2. Activiteit Een logboek van elke agent-uitvoering dat zichtbaar is voor gebruikers met Volledige toegang.

   • Logboeken bevatten wat de uitvoering heeft geactiveerd, ondernomen acties en eventuele fouten of mislukkingen.

3. Instellingen Het controlecentrum voor de agent.

   • Het paneel Instellingen bevat Instructies, Triggers, toegangsrechten en modelselectie.

1. Open de agent pagina.

2. Ga naar het tabblad Instellingen.

3. Update Instructies, Triggers, toegang tot pagina's, databases en externe tools, of modelselectie.

4. Sla je wijzigingen op en publiceer ze.

5. Gebruik het tabblad Chat en het tabblad Activiteit om te controleren of de agent zich na de bewerkingen gedraagt zoals verwacht.

Een eerdere versie van je Aangepaste agent herstellen:

1. Open de Agentpagina.

2. Ga naar Versiegeschiedenis.

3. Bekijk eerdere versies om het volgende te zien:

   • Wie wijzigingen heeft aangebracht

   • Wanneer ze zijn aangebracht

   • Wat er in elke versie is gewijzigd

4. Selecteer een versie die je wilt herstellen.

5. Bevestig dat je de agent naar die versie wilt terugzetten.

Door een Aangepaste agent te dupliceren kun je een bestaande agent kopiëren en aanpassen voor een vergelijkbare workflow, zonder dat je deze vanaf nul hoeft op te bouwen.

Een Aangepaste agent dupliceren:

1. Open de Aangepaste agent die je wilt kopiëren.

2. Selecteer ••• en kies Dupliceren.

Het duplicaat wordt geopend als een Privé agent. Je kunt de instellingen controleren en bijwerken voordat je deze deelt of publiceert.

Wat je nodig hebt om een agent te dupliceren

• Machtiging om de oorspronkelijke agent te bekijken en ermee te werken.

• Machtiging om Aangepaste agenten te maken via de beheerdersrechten van je workspace. Vraag het na bij je workspacebeheerder als je twijfelt.

Wat wordt overgenomen

• Naam: Het duplicaat krijgt de naam {Original agent name} (1). Je kunt het op elk gewenst moment hernoemen.

• AI-model: De kopie gebruikt hetzelfde AI-model als het origineel.

• Instructies: Gekopieerd naar een nieuwe pagina. Als links in de instructies verwijzen naar pagina's waar je geen toegang toe hebt, worden deze weergegeven als chips voor geen toegang en worden ze niet toegevoegd aan de bronnen van de kopie.

• Pagina's en databases: Alle Notion-inhoud die de oorspronkelijke agent gebruikte en waar jij ook toegang toe hebt, wordt overgenomen. Inhoud waar je geen toegang toe hebt, wordt niet opgenomen.

• Triggers: Triggers die gebruikmaken van bronnen waar je toegang toe hebt, worden overgenomen. Als een trigger afhankelijk is van iets waar je geen toegang toe hebt (zoals een Slack-kanaal waar je geen deel van uitmaakt), wordt die trigger niet opgenomen in de kopie.

Wat je moet instellen na het dupliceren

• Gekoppelde tools (zoals Slack): Het duplicaat neemt geen toolkoppelingen over. Je moet tools zoals Slack opnieuw koppelen in het duplicaat.

• Workers: Als de oorspronkelijke agent Workers had ingesteld, moet je deze opnieuw configureren. Ze worden niet automatisch overgenomen.

• Run-geschiedenis: De kopie begint met een schone lei; er worden geen eerdere runs of activiteiten van het origineel overgenomen.

• Kredietlimieten: Eventuele kredietlimieten die op het origineel zijn ingesteld, zijn niet van toepassing op de kopie.

Privacy-standaard

De kopie is standaard privé; alleen jij kunt deze zien. Deel hem vanuit het Delen-menu wanneer je er klaar voor bent.

Als je Volledige toegang hebt tot een Custom Agent, kun je de chats en threads uit de Inzichten exporteren als een CSV-bestand voor analyse of rapportage buiten Notion.

Exporteren:

1. Open de Custom Agent en ga naar het tabblad Inzichten.

2. Selecteer de periode die je wilt exporteren.

3. Beweeg de muis over de exportknop → Selecteer Exporteren als CSV.

Het CSV-bestand komt overeen met de Kolommen op de Alle chats-pagina. Exports zijn beperkt tot maximaal 300 chats voor de geselecteerde periode.