Conecte o calendário aos Agentes personalizados

Agentes personalizados podem se conectar ao calendário para automatizar fluxos de trabalho de agendamento. Uma vez conectados, os agentes podem otimizar seu calendário, preparar e lidar com a logística das reuniões e resolver conflitos de agendamento por meio de gatilhos automatizados ou conversando diretamente com o agente.

A conexão de calendário para Agentes personalizados está disponível nos planos Business e Enterprise. Esta conexão funciona com Notion Calendar, Google Agenda, Apple Calendar e contas Microsoft Outlook / M365.

Alguns recursos específicos do Outlook (como reuniões via Teams, calendários compartilhados e delegados, e reserva de salas/recursos) podem exigir uma etapa de configuração separada. Saiba mais sobre o que seu Agente personalizado pode fazer com o Outlook →

1. Converse com seu agente. Dê instruções específicas sobre como lidar com eventos do calendário.

   • Isso também pode ser feito manualmente nas Configurações de um Agente personalizado. Vá para Ferramentas e Acesso, depois escolha + Adicionar conexão → Calendário → Conectar.

2. Acesse Configurações → Ferramentas e acesso.

3. Escolha o(s) calendário(s) que você deseja que seu Agente tenha acesso.

4. Conceda as autorizações que o seu Agente precisa para cada calendário conectado: Ler ou Ler e Gravar.

5. Escolha se o Agente deve Exigir confirmação antes de executar uma ação.

6. Teste a conexão. Se o comportamento do agente não for o que você espera, converse com seu agente para esclarecer as instruções.

Dica: Seja específico em suas instruções. Por exemplo: “Todas as manhãs às 8h, resuma as reuniões de hoje e envie-me um briefing” ou “Quando uma nova reunião externa for adicionada, crie uma página de preparação na minha base de dados "Reuniões"”.

Adicione um gatilho baseado no Notion Calendar nasConfigurações do seu Agente personalizado.

1. Em Gatilhos, clique em + Adicionar conexão → Calendário → Conectar.

2. Em Calendário, escolha um dos seguintes gatilhos:

   • Evento criado: é executado quando novos eventos são adicionados ao seu calendário.

   • Evento atualizado: é executado quando os detalhes do evento são alterados (horário, participantes etc.).

   • Evento cancelado: é executado quando os eventos são removidos do seu calendário.

3. Escolha o(s) calendário(s) em que você deseja que o gatilho seja executado.

4. Adicione um filtro para restringir quais eventos disparam um gatilho de Calendário. Cada gatilho pode ser filtrado para ser executado apenas quando um evento atender aos critérios de um título, descrição, localização, proprietário ou status de dia inteiro.

Ao conectar o Notion Calendar, você pode escolher quais permissões o seu Agente recebe.

• Ler: permite que o agente personalizado visualize informações sem fazer alterações no calendário.

• Ler e gravar: permite que o Agente personalizado visualize e altere eventos no calendário.

• Exigir confirmação: Exige que o usuário aprove ou cancele uma ação antes que ela seja executada. Quando desativado, o agente pode modificar eventos e enviar convites sem aprovação.

• Definir como padrão: altera qual calendário conectado o seu Agente deve usar como padrão.

  • Se você tiver vários calendários na mesma conta de calendário, isso define o calendário padrão que o agente usará, a menos que você especifique um diferente.

  • Se você conectar várias contas de calendário, poderá escolher um calendário padrão separado para cada conta.

Ao compartilhar um Agente personalizado com uma conexão de calendário, os Agentes mostram o que o usuário que configurou a conexão tem permissão para ver no calendário.

Por exemplo, se o usuário conectado tiver um evento privado cujos detalhes só ele pode ver, qualquer usuário com acesso Pode visualizar e interagir ou superior poderá visualizar esse evento.

Ao compartilhar um Agente personalizado com uma conexão de calendário, qualquer usuário com acesso Pode visualizar e interagir com um Agente pode interagir totalmente com o calendário conectado.

Para obter os melhores resultados, dê instruções específicas ao seu Agente personalizado.

Obtenha um resumo diário das suas reuniões e prioridades para começar cada dia preparado.

Diga ao seu Agente personalizado: “Todas as manhãs de dias úteis às 8h, revise meu calendário para o dia. Resuma minhas reuniões com detalhes importantes como participantes, horários e qualquer trabalho de preparação que eu precise. Envie-me uma notificação com o resumo.”

Gere automaticamente pautas ou anotações antes de reuniões importantes.

Diga ao seu Agente personalizado: “Quando uma nova reunião externa for adicionada ao meu calendário, crie uma página na minha base de dados de Reuniões. Inclua o título da reunião, participantes, horário e uma seção para anotações de preparação e itens de ação.”

Mantenha o seu calendário organizado ao lidar com tarefas de agendamento de rotina automaticamente.

Diga ao seu Agente personalizado: “Quando alguém solicitar uma reunião via Slack, verifique a disponibilidade no meu calendário, encontre um horário que funcione, crie o evento e envie convites a todos os participantes.”

Evite o caos no agendamento encontrando os melhores horários de reunião para vários participantes.

Diga ao seu Agente personalizado:“Quando eu pedir para você agendar uma reunião com membros da equipe, use 'Encontrar horário com participantes' para verificar a disponibilidade de todos. Sugira as 3 melhores opções e, em seguida, crie o evento assim que eu confirmar.”

Se a sua equipe utiliza o Microsoft 365, seu agente pode fazer algumas coisas extras que vêm naturalmente com o Outlook:

• Adicionar um link do Teams: Quando seu agente cria uma reunião, ele pode incluir automaticamente um link de chamada de vídeo do Microsoft Teams.

• Ver calendários compartilhados com você: Se um colega compartilhou o calendário dele com você, seu agente pode vê-lo e levá-lo em consideração ao agendar.

• Trabalhar com reuniões recorrentes: Seu agente pode ler e trabalhar com eventos que se repetem, como reuniões standup semanais ou revisões mensais.

• Reservar uma sala: Ao criar uma reunião, seu agente pode incluir uma sala de conferência ou outro recurso compartilhado.

Nota: Alguns desses recursos estão sendo lançados gradualmente, portanto, podem não estar disponíveis imediatamente.

Se o seu Agente personalizado encontrar erros, dê um "dislike" e converse com o Agente para diagnosticar o problema. Em seguida, tente estas etapas:

Se você não consegue encontrar o Calendário em Ferramentas e acesso, o Calendário se desconecta após alguns dias ou um Agente não consegue ver os eventos:

• Confirme se o Calendário está conectado.

• Desconecte, apague os cookies e reconecte-se com a conta correta.

Se o seu Agente não estiver em execução quando um evento do calendário for alterado, estiver em execução várias vezes ou os detalhes do evento não forem lidos corretamente:

• Verifique a guia Atividade para ver se o gatilho está sendo acionado.

• Verifique se a conexão do Calendário está ativa em Ferramentas e acesso.

• Teste com um evento simples para isolar o problema.

• Confirme se o gatilho está definido para o calendário correto (se você tiver vários).