มุมมอง ตัวกรอง การเรียงลำดับ และการจัดกลุ่ม

มีหลายวิธีในการแสดงเนื้อหาภายในฐานข้อมูล มาดูภาพรวมของแต่ละเค้าโครงกัน:

• ตาราง: ตารางช่วยให้คุณเห็นหน้าฐานข้อมูลของคุณเป็นแถว โดยที่ทุกคุณสมบัติจะแสดงเป็นคอลัมน์

• บอร์ด: มุมมองนี้จะจัดกลุ่มรายการของคุณตามคุณสมบัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เป็นบอร์ด Kanbanเพื่อย้ายงานจากสถานะหนึ่งไปยังอีกสถานะหนึ่งในขณะที่คุณดำเนินการงานเหล่านั้นให้คืบหน้า

• ไทม์ไลน์: ใช้ฐานข้อมูลของคุณเพื่อวางแผนเหตุการณ์สำคัญของโครงการบนไทม์ไลน์ เพื่อให้คุณเห็นว่าเหตุการณ์เหล่านั้นจะเกิดขึ้นเมื่อใดและต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์

• ปฏิทิน: มุมมองปฏิทินจะแสดงรายการของคุณตามคุณสมบัติ วันที่

• ลิสต์: ลิสต์เป็นเค้าโครงที่สะอาดตาและเรียบง่ายสำหรับรายการในฐานข้อมูลของคุณ

• แกลเลอรี: มุมมองนี้มีประโยชน์สำหรับการเน้นรูปภาพ คุณสามารถแก้ไขแกลเลอรีของคุณเพื่อแสดงรูปภาพที่อยู่ในคุณสมบัติ ไฟล์และสื่อ ได้ มิฉะนั้น แกลเลอรีจะแสดงเนื้อหาใดก็ตามที่หน้าฐานข้อมูลนั้นมีอยู่

• แผนภูมิ: มุมมองนี้จะแสดงภาพรายการในฐานข้อมูลของคุณในรูปแบบแผนภูมิแท่ง เส้น หรือโดนัท เพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์และรายงานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถสร้าง แชร์ และรวบรวมข้อมูลโดยใช้ แบบฟอร์ม ซึ่งเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลได้อีกด้วย

ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นเป็นตาราง หลังจากนั้น คุณสามารถสร้างมุมมองใหม่ได้โดยเลือก + ถัดจากชื่อฐานข้อมูลหรือมุมมองฐานข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดหน้าจอของคุณ คุณอาจต้องคลิกที่ชื่อมุมมองปัจจุบันของคุณแล้วเลือก มุมมองใหม่

ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกประเภทของมุมมอง จากนั้นตั้งชื่อให้กับมุมมองของคุณ คุณสามารถคลิกผ่านมุมมองต่างๆ เพื่อดูข้อมูลของคุณในรูปแบบที่แตกต่างกันได้

คุณสามารถจัดลำดับมุมมองใหม่ได้โดยการลาก หากคุณมีมุมมองจำนวนมาก คุณสามารถเลือก {#} เพิ่มเติม... ถัดจากมุมมองของคุณเพื่อดำเนินการนี้ได้

ในแถบด้านข้าง มุมมองจะปรากฏเป็นรายการที่ซ้อนอยู่ภายในฐานข้อมูลแบบเต็มหน้า คุณสามารถทราบได้ว่าเป็นมุมมองเพราะจะมี • อยู่ทางด้านซ้าย คลิกที่มุมมองใดก็ได้ในแถบด้านข้างเพื่อไปยังมุมมองนั้นทันที

เมื่อคุณอยู่ในมุมมองที่กำหนด ให้คลิกชื่อเพื่อเปลี่ยนชื่อ ทำซ้ำ ลบ คัดลอกลิงก์ หรือแก้ไขส่วนประกอบของมุมมองนั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขส่วนประกอบของมุมมองได้โดยคลิกที่เมนูการตั้งค่าที่มุมขวาบนของฐานข้อมูล

เมนูการตั้งค่าจะมีส่วนที่เรียกว่า การตั้งค่ามุมมอง เมนูนี้ประกอบด้วยตัวเลือกต่อไปนี้:

• เค้าโครง: เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดระเบียบฐานข้อมูลของคุณในเชิงภาพ

• การมองเห็นพร็อพเพอร์ตี้: แสดงหรือซ่อนพร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูลสำหรับแต่ละมุมมอง

• Filter: เพิ่มเกณฑ์ตามค่าพร็อพเพอร์ตี้เพื่อแสดงหรือซ่อนข้อมูล

• Sort: เรียงลำดับตามพร็อพเพอร์ตี้เพื่อเปลี่ยนลำดับการแสดงหน้า

• Group: จัดกลุ่มข้อมูลของคุณตามค่าในพร็อพเพอร์ตี้

• Sub-group: สร้างการจัดกลุ่มชั้นที่สองภายในกลุ่มที่มีอยู่ของคุณ ตัวอย่างเช่น กลุ่มตามสถานะสามารถจัดกลุ่มย่อยตามลำดับความสำคัญได้เช่นกัน

• Copy link to view: รับลิงก์โดยตรงไปยังมุมมองฐานข้อมูลเฉพาะที่คุณใช้งานอยู่

คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวกรอง การเรียงลำดับ และการจัดกลุ่มได้ที่ด้านล่าง

ภายในแต่ละมุมมอง คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการให้หน้าฐานข้อมูลเปิดขึ้นมาได้ โดยมีสามตัวเลือก:

• Side peek: เปิดหน้าทางด้านขวาของฐานข้อมูล มุมมองฐานข้อมูลส่วนที่เหลือจะยังคงโต้ตอบได้ทางด้านซ้าย

• Center peek: เปิดหน้าในรูปแบบโมดัลตรงกลางที่เน้นเนื้อหา

• Full page: เปิดหน้าแบบเต็มหน้าโดยตรง

วิธีเปลี่ยนวิธีการเปิดหน้าในมุมมองเฉพาะ:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

   

2. เลือกเค้าโครง

3. เปิดเมนูถัดจาก Open pages in แล้วเลือกหนึ่งในตัวเลือก

Notion ช่วยให้คุณกรองฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อให้แสดงเฉพาะรายการที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด ตัวกรองเหล่านี้สามารถทำได้ง่ายหรือซับซ้อนตามที่คุณต้องการ!

วิธีกรองรายการที่คุณเห็นในมุมมองฐานข้อมูล:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

   

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Filter ภายใต้ View settings

3. เลือกพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณต้องการใช้กรอง

4. คุณสามารถเลือก Save for everyone หากต้องการให้ใช้ตัวกรองนี้กับทุกคนในมุมมองฐานข้อมูล หากคุณต้องการให้ตัวกรองมีผลกับคุณเท่านั้น ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้

คุณสามารถสร้างมุมมองฐานข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นและรวมตรรกะ AND และ OR โดยใช้กลุ่มตัวกรอง ซึ่งสามารถซ้อนกันได้ลึกสูงสุดสามชั้น! นี่คือวิธีการ:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Filter ภายใต้ View settings → เพิ่มตัวกรองขั้นสูง

3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณต้องการใช้กรอง และปรับแต่งตรรกะ AND และ OR ของตัวกรองขั้นสูง

วิธีลบตัวกรอง:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Filter ภายใต้ View settings

3. เปิดตัวกรองที่คุณต้องการลบและในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก ••• → ลบตัวกรอง

คุณสามารถจัดเรียงฐานข้อมูลเพื่อให้แสดงรายการตามคุณสมบัติที่ปรากฏในลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดลำดับหน้าฐานข้อมูลตามลำดับความสำคัญ เวลาที่แก้ไขล่าสุด หรือตามตัวอักษรได้

วิธีจัดเรียงฐานข้อมูล:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

   

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Sort ภายใต้ การตั้งค่ามุมมอง.

3. เลือกพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณต้องการใช้จัดเรียง

4. คุณสามารถเลือก Save for everyone หากต้องการให้การจัดเรียงนี้มีผลกับทุกคนในมุมมองฐานข้อมูล หากต้องการให้การจัดเรียงมีผลเฉพาะกับคุณ ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้

5. เปลี่ยนลำดับการใช้การจัดเรียงหลายรายการโดยลากขึ้นหรือลงโดยใช้ ⋮⋮

วิธีลบการจัดเรียง:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Sort ภายใต้ การตั้งค่ามุมมอง.

3. เลือก X ถัดจากการจัดเรียงที่คุณต้องการนำออก

คุณสามารถจัดกลุ่มฐานข้อมูลตามพร็อพเพอร์ตี้ต่างๆ บนตารางของคุณเพื่อดูข้อมูลในรูปแบบที่แตกต่างกันได้ วิธีทำคือ:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

   

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก กลุ่ม ภายใต้ การตั้งค่ามุมมอง

3. เลือกพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณต้องการใช้จัดกลุ่ม

ขณะนี้ ฐานข้อมูลจะจัดกลุ่มตามค่าของพร็อพเพอร์ตี้นั้น คุณสามารถไปที่เมนูการตั้งค่าและเลือก กลุ่ม เพื่อ:

• ซ่อนหรือแสดงกลุ่มโดยคลิกที่ 👁️.

• เรียงลำดับ กลุ่มของคุณด้วยตนเองหรือตามตัวเลือกที่มีให้ (ตามตัวอักษร, จากน้อยไปมาก และอื่นๆ)

• ซ่อนกลุ่มว่างเปล่า

หากต้องการปิดการจัดกลุ่ม:

1. เปิดเมนูการตั้งค่าที่ด้านบนของฐานข้อมูล

2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก กลุ่ม ภายใต้ การตั้งค่ามุมมอง

3. เลือก นำการจัดกลุ่มออก

ฐานข้อมูลที่มีหน้าอย่างน้อยสามหน้าจะสามารถค้นหาได้เช่นกัน เพื่อให้คุณสามารถแยกวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย หากต้องการค้นหาฐานข้อมูล ให้เลือก 🔍 ที่ด้านบนของฐานข้อมูลแล้วป้อนคำค้นหา ในขณะที่คุณพิมพ์ ฐานข้อมูลจะแสดงเฉพาะหน้าที่ตรงกับคำค้นหาของคุณเท่านั้น การค้นหาฐานข้อมูลจะดูที่ชื่อหน้าและพร็อพเพอร์ตี้.

หากคุณมีฐานข้อมูลขนาดใหญ่ การเลื่อนไปมาระหว่างพร็อพเพอร์ตี้เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลอาจน่าเบื่อ.

คุณสามารถตรึงคอลัมน์ไว้แทนได้ ซึ่งจะทำให้คอลัมน์นั้นยังคงมองเห็นได้ทางด้านซ้ายไม่ว่าคุณจะเลื่อนดูฐานข้อมูลไปที่ใดก็ตาม

1. หากต้องการตรึงคอลัมน์ ให้คลิกชื่อคอลัมน์แล้วคลิก ตรึงถึงคอลัมน์.

2. หากต้องการเลิกตรึงคอลัมน์ ให้คลิกชื่อคอลัมน์แล้วคลิก เลิกตรึงคอลัมน์